юридическая и налоговая консультация онлайн по телефону, скайпу, аське

Юридическая и налоговая консультация онлайн

Целями создания этого сайта являются: повышение юридической грамотности всех желающих и оказание нового вида юридической помощи - через Internet. Теперь Вам достаточно обратиться к нам по Internet, и мы окажем Вам квалифицированную юридическую помощь


Бесплатная юридическая консультация онлайн


 

 

 

Документальное оформление работника на работе

 

В предыдущих статьях я уже рассказал о:

  1. Получении от поступающего на работу необходимых для оформления приема на работу документов.

  2. Ознакомлении работника с локальными нормативными актами организации

  3. Условиях трудового договора

В этой статье пойдет речь о порядке заключения трудового договора и необходимых для этого документах.

В этой статье мы рассмотрим вопросы документального оформление работника:

    1. Анкета при трудоустройстве;

    2. Заявление о приеме на работу;

    3. Издание приказа о приеме на работу

    4. Внесение записи в трудовую книжку;

    5. Заполнение личной карточки формы № Т-2;

    6. Оформление документов воинского учета

    7. Прием на работу бывших государственных и муниципальных служащих Прием на работу бывших государственных и муниципальных служащих

    8. Полезные ссылки по теме

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

 

Анкета при трудоустройстве

Анекта при приеме на работуДостаточно часто будущим работникам добровольно - принудительно предлагают заполнить какую-либо анкету, форма которой напоминает старую комитетскую анкету, в которой, как правило, в числе прочих имеются как вопросы о сведениях, которые содержатся в других предоставляемых при трудоустройстве документах (об образовании, трудовой деятельности), а также вопросы (о супруге, родителях, других родственниках и прочие вопросы (где родился, где крестился, с кем живете, интересы и хобби, слабые и сильные стороны характера, привлекался ли кандидат к уголовной и (или) административной ответственности и т.д.), не имеющие никакого отношения к самой трудовой функции работника.

По времени заполнения практикуется два варианта заполнения: при первичном собеседовании и при приеме на работу.

Считаю заполнение анкеты еще до первичного собеседования глупостью и системной ошибкой недалеких руководителей служб персонала (как, например, в OGGI (ООО "Август") или ООО "Алко"). Посудите сами - человек еще не прошел даже первичное собеседование (как известно - на одну позицию рассматривают несколько кандидатов, некоторые из которых могут передумать, когда узнают о предлагаемой работе больше информации), а его уже любезно просят написать о себе и своих родственниках все "интимные" подробности. Некоторые работодатели мотивируют такое положение вещей якобы какими-то проверками всяких там служб безопасности, но это полный бред, т.к. мало того, что это незаконно, так еще неизвестно, как могут воспользвоваться такой информацией недобросовестные работники, которым такие анкеты попадут в руки. К тому же, если служба безопасности организации действительно из себя хоть что-то представляет, то использует не готовый материал, а легко добывает его самостоятельно законными способами.

Конечно, трудовое законодательство не предусматривает (но и не запрещает) заполнение работником разного рода анкет в качестве обязательного элемента и при приеме на работу, но при разумности ее содержимого это можно объяснить хотя бы тем, что работники кадровых подразделений впоследствии заполняют личную карточку работника по унифицированной форме № Т-2, в которую вносятся сведения о работнике, взятые из такой анкеты.

Понятно, что анкета позволяет задать работнику вопросы не только учетного характера, но и выявляющие деловые качества работника и имеющие значение для решения вопроса о приеме его на работу, но из указанного выше примера видно, что зачастую ничего общего с такими целями вопросы анкеты не имеют.

Следует помнить, что анкета не относится к числу документов, обязательных при заключении трудового договора. Гражданину, обратившемуся в организацию в целях трудоустройства, может быть только предложено заполнить ее; сделать это или отказаться от заполнения анкеты решает он сам.

 

Заявление при приеме на работу

Заявление о приеме на работу - не что иное, как пережиток прошлого и излишняя бюрократия и вот почему:

Во время действия КЗоТ трудовой договор как таковой не составлялся, а существовавшее указание о его письменной форме сводилось к написанию заявления лицом, желающим поступить на работу, и к резолюции руководителя на этом заявлении.

Заявление о приеме на работу после того, как на нем фиксировалось положительное решение работодателя, фактически играло роль письменной формы трудового договора и, тем самым, выступало основанием для оформления приема на работу путем издания работодателем распорядительного акта. Приказом о приеме на работу оформлялся заключенный таким образом трудовой договор.

Теперь же статья 67 Трудового кодекса РФ четко устанавливает, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами, причем один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При этом договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

При таком раскладе заявление - лишнее.

 

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу образец заполнения форма Т-1Трудовой договор оформлен, а что же следует дальше?

На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ (распоряжение) о приеме работника на работу.

Ответ на вопрос - каким по форме (проиказ или распоряжение) должен оформляться прием на работу, законодательство не дает. По своей сути и содержанию и приказ, и распоряжение - идентичны.

В настоящее время действуют унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Для оформления приема на работу существуют две унифицированные формы первичной учетной документации:

  1. Индивидуальная форма приказа (распоряжения) о приеме работника на работу № Т-1;

  2. Сводная форма приказа (распоряжения) о приеме работников на работу № Т-1а.

В связи с тем что в форме № Т-1а не предусмотрено место для отражений условий приема на работу и характера работы, а также затруднено увеличение ширины граф для внесения необходимого текста, возможно даже в случаях одновременного приема на работу нескольких работников оформление отдельных индивидуальных приказов по форме № Т-1.

Поэтому следующим обязательным шагом работодателя является издание приказа (распоряжения) по организации по форме Т – 1.

Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника на работу указываются:

  • наименование структурного подразделения;

  • должность (специальность, профессия);

  • срок испытания (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу);

  • условия приема на работу;

  • характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

При заключении с работниками трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Период работы" графа "по" не заполняется. 

Номер документа определяется согласно принятой в организации системе регистрации документов по личному составу. Приказы по личному составу нумеруются в пределах календарного года, номер дополняется буквенным индексом (обычно "лс" или "к"). Регистрация документа всегда осуществляется после его подписания, поэтому регистрационный номер должен проставляться от руки или с использованием автоматического нумератора.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Факт своего ознакомления с текстом приказа работник подтверждает личной подписью.

Подписанный уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку в течение 3 дней со дня фактического начала работы.

 

Внесение записи в трудовую книжку

Трудовая книжка образец заполненияПри трудоустройстве работник передает свою трудовую книжку работодателю, о чем делается соответствующая запись в Книге учета движения трудовых книжек, в удостоверение этого факта в книге ставятся подписи работника и ответственного за учет трудовых книжек работника отдела персонала.

На основании изданного приказа о приеме на работу работодатель в течение недели делает запись в трудовую книжку работника о его трудоустройстве, которая должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений (не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп. " вместо "распоряжение" и т.п.).

Порядок заполнения сведений о работе регламентирован в разделе 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69). В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (все записи в трудовой книжке должны иметь в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер)

В графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии (к примеру, "принят в административно - хозяйственный отдел на должность дворника") или в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (например, Приказ № 231/лс от 11.11.2011).

Установление недельного срока для внесения записи в трудовую книжку о приеме работника на работу на мой взгляд, не случаен. Бывают случаи, когда работник, который уже подписал трудовой договор, по тем или иным причинам не может или не хочет начинать свою трудовую деятельность у этого работодателя. В таких случаях трудовой договор может быть аннулирован без записи в трудовой книжки.

 

Оформление личной карточки работника (форма Т - 2)

Личная карточка работника представляет собой самостоятельный сводный учетный документ, используемый кадровой службой для анализа состава и учета работников. Действующая на сегодняшний день форма личной карточки № Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Личные карточки заполняются на всех работников - постоянных и временных, работающих по основному месту работы и совместителей. Заполняется личная карточка работником кадровой службы. Самостоятельное заполнение работником собственной личной карточки запрещается.

На основании приказа (распоряжения) заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма Т – 2), работнику присваивается табельный номер, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма Т – 54).

Раздел I практически весь заполняется на основании документов, представленных работником или оформленных при приеме на работу.

Раздел II личной карточки "Сведения о воинском учете" заполняется в соответствии с указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержден Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В связи с тем что на основании сведений разд. II личной карточки работника в учреждениях и организациях ведется воинский учет и бронирование работников, Положение о воинском учете вменяет в обязанности должностных лиц организаций, ответственных за ведение воинского учета, ведение и хранение личных карточек граждан, поставленных на воинский учет, в порядке, определяемом Министерством обороны РФ.

Министерство обороны РФ, в свою очередь, приложением 7 к Методическим рекомендациям Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению воинского учета в организациях определило порядок заполнения разд. II "Сведения о воинском учете" личных карточек форм № Т-2 на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Раздел II личной карточки работника заполняется на основании следующих документов:

  • удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, для призывников;

  • военного билета (временного удостоверения, выданного взамен военного билета) для военнообязанных.

Личная подпись работника на второй странице личной карточки является одной из причин, по которой ведение формы на бумажном носителе является обязательным.

При приеме на работу вносится запись в раздел III личной карточки, заполняемый на основании приказа о приеме. В разделе III работник проставляет свою подпись, подтверждая тем самым факт ознакомления с записью о приеме, сделанной в трудовой книжке. Срок внесения записи в личную карточку - одна неделя.

В соответствии с п. 1 статьи 6 Закона о персональных данных обработка данных возможна только с согласия работника. Поэтому при оформлении работника необходимо получить от него письменное согласие на обработку данных.

Оформление документов воинского учета

Документы воинского учета предъявляются военнообязанными и лицами, подлежащими призыву на военную службу.

Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" на организации и их должностных лиц возложена обязанность по организации и ведению воинского учета граждан.

Порядок ведения воинского учета определен Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также Положением о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719. Воинский учет граждан в организациях осуществляется по личным карточкам работников (форма № Т-2, раздел II).

 

Прием на работу бывших государственных и муниципальных служащих

В соответствии со статьей 12 Закона "О противодействии коррупции" работодатели обязаны при приеме на работу бывших государственных и муниципальных служащих в течение 10 дней сообщать о заключении с ними трудового договора представителю нанимателя (работодателю) по последнему месту службы бывшего служащего.

В связи с этим, при приеме на работу бывшего служащего рекомендуется:

  1. Выяснить у бывшего служащего, включена ли замещаемая (замещаемые) ранее им должность (должности) в перечень, установленный нормативными правовыми актами Российской Федерации, поскольку данный факт является основным критерием необходимости сообщать представителю нанимателя (работодателю) о приеме на работу вышеуказанного лица.

  2. В данном случае речь идет о следующих перечнях должностей:

    • раздел I или раздел II перечня, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. № 557;

    • перечень должностей, определенный руководителем государственного органа в соответствии с разделом III перечня, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 18 мая 2009 г. № 557;

    • перечни должностей государственной гражданской службы субъектов Российской Федерации и муниципальной службы, утвержденные руководителями органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления (пункт 4 Указа Президента Российской Федерации от 27 июля 2010 г. № 925).

    Ознакомиться с данными перечнями можно в справочно-правовых системах, а также на официальном сайте федерального государственного органа в разделе, посвященном вопросам противодействия коррупции, на официальном сайте органа государственной власти субъекта Российской Федерации и органа местного самоуправления, в котором бывший служащий проходил службу.

    Информацию о включении той или иной должности государственной (муниципальной) службы в соответствующий перечень также можно получить по запросу в федеральных государственных органах, органах государственной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, в которых бывший служащий проходил службу.

    Согласно части 2 статьи 12 Закона "О противодействии коррупции" гражданин при заключении трудового договора обязан сообщить работодателю сведения о последнем месте своей службы.

  3. Важным критерием является также дата увольнения бывшего служащего с должности, включенной в вышеуказанные перечни. Необходимо определить, прошел ли двухлетний период после освобождения от замещаемой должности государственной или муниципальной службы и увольнения со службы.

  4. Если после увольнения бывшего служащего с должности государственной или муниципальной службы, включенной в соответствующий перечень, прошло:

    • менее двух лет - требуется сообщить в десятидневный срок;

    • более двух лет - сообщать о заключении трудового договора не требуется.

  5. Сообщение о приеме на работу бывшего служащего направляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. № 700, в письменной форме, оформляется на бланке организации за подписью ее руководителя или иного уполномоченного лица, подписавшего трудовой договор.

  6. В письме должны содержаться следующие сведения:

    • фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина, бывшего служащего (в случае, если фамилия, имя или отчество изменялись, указываются прежние);

    • число, месяц, год и место рождения гражданина (страна, республика, край, область, населенный пункт);

    • должность государственной или муниципальной службы, замещаемая гражданином непосредственно перед увольнением с государственной или муниципальной службы (по сведениям, содержащимся в трудовой книжке);

    • наименование организации (полное, а также сокращенное (при его наличии));

    • дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому гражданин принят на работу;

    • дата заключения трудового договора и срок, на который он заключен (указывается дата начала работы, а в случае, если заключается срочный трудовой договор, - срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора);

    • наименование должности, которую занимает гражданин по трудовому договору в соответствии со штатным расписанием, а также структурное подразделение организации (при его наличии).

Далее рассмотрены следующие вопросы:

  1. Особенности оформления на работу дистанционного работника (сотрудника) Особенности оформления на работу удаленного работника (сотрудника)

  2. О полной индивидуальной материальной ответственности работника

 

Важно помнить, что своевременное и правильное офомление работника позволит избежать больших штрафов и других претензий гос. органов.

Поэтому если при оформлении работника на работу возникют вопросы, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам, которые помогут определить - какие документы надо оформить, по каким формам, а если организацию или должностных лиц привлекают к административной ответственности - оценят законность и обоснованность действий гос. органов.

 Для получения консультаций Вы также можете воспользоваться нашей услугой дистанционного консалтинга.

 

Статья написана и размещена 06 ноября 2011 года. Дополнена 12.12.2011, 27.07.2012, 23.09.2014.

ВНИМАНИЕ!

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Автор: юрист и налоговый консультант Александр Шмелев © 2001 - 2016

 

Остались или появились вопросы? - Обращайтесь.

Почему надо обращаться именно к нам:

  1. Наша онлайн консультация - это просто и удобно.

  2. Первая консультация (до 10 минут) будет оказана бесплатно (с учетом Правил предоставления бесплатных консультаций). На этой консультации оценивается ситуация в общем, а Вы сами решаете - стоит ли дальше обращаться за платной консультацией или услугой.

  3. Мы оказываем услуги в режиме онлайн (дистанционно), традиционным способом (очно) и по разумным ценам.

  4. По нашей специализации мы обладаем необходимыми уровнем знаний и опытом работы (уровнем компетенций), что подтверждается как отзывами о нашей работе, так и ее результатами.

 

Полезные ссылки по теме "Документальное оформление работника на работе"

  1. Квалификационные требования к водителям Квалификационные требования к водителям

  2. Регулирование труда несовершеннолетних работников

  3. Рабочее время

  4. Ненормированный рабочий день

  5. Сверхурочная работа

  6. Ошибки в трудовом договореОшибки в трудовом договоре

  7. Как победить профсоюз Как победить профсоюз

  8. Что такое профессиональный стандрат Что такое профессиональный стандрат

  9. Профессиональный стандарт "Бухгалтер" Профессиональный стандарт бухгалтера

  10. Профессиональный стандарт "Педагог" Профессиональный стандарт педагога

  11. Особенности оформления приема на работу, перевода и увольнения иностранных работников Особенности оформления приема на работу, перевода и увольнения иностранных работников

  12. Правила внутреннего трудового распорядка (образец) Правила внутреннего трудового распорядка

  13. Перевод на другую работу (изменение условий трудового договора)

  14. Увольнение по собственному желанию

  15. Увольнение по сокращению

  16. Увольнение по о инициативе работодателя (другие случаи)

  17. Оплата труда, больничных, выплаты при увольнении

  18. Отпуска

  19. Трудовые споры

  20. Другие вопросы трудового права

  21. Полезные ссыки по теме "Юридическая консультация по трудовому праву"